La Circular Externa 837 de 2023 da lineamientos para las terminales de transporte y los operadores del programa de seguridad.

Circular Externa 837 de 2023

La Circular Externa 837 de 2023 se encuentra vigente. Su objetivo es establecer los lineamientos sobre las obligaciones de la Resolución de 2222 de 2002 por la cual por la cual se fijan las tasas de uso que deben cobrar los terminales de transporte terrestre automotor de pasajeros por carretera homologados o habilitados por el Ministerio de Transporte y las normas que la modifican incluyendo su articulación con el PESV.

CIRCULAR EXTERNA 20234000000837 

Bogota, 21 de diciembre de 2023

1. Facultades

Conforme lo establecido en el Decreto 087 de 2011, “Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Transporte, y se determinan las funciones de sus dependencias”, el Ministerio de Transporte es la entidad del Gobierno Nacional encargada de la formulación y adopción de las políticas, planes, programas, proyectos y regulación económica en materia de transporte, tránsito e infraestructura de los modos de transporte carretero, marítimo, fluvial, férreo y aéreo; y conforme lo señala el artículo 14 del Decreto 087 de 2011 en los artículos 14.3. y 14.5, es la Dirección de Transporte y Tránsito la encargada de planear, dirigir, coordinar, controlar y evaluar, en coordinación con el Despacho del Viceministro de Transporte, la ejecución de las políticas, planes, programas y proyectos relacionados con la gestión del transporte, tránsito y seguridad en los modos carretero, marítimo, fluvial y férreo; además de que corresponde a este despacho fijar los criterios e indicadores técnicos de calidad y seguridad a los que deben ceñirse las empresas de servicio público de transporte, en los modos a su cargo, para la prestación del mismo. Del mismo modo la Ley 105 de 1993, en su artículo 17, parágrafo 2º, faculta al Ministerio de Transporte para fijar la política sobre terminales de transporte en cuanto a su control operativo.

2. Fundamentos fácticos y jurídicos

El artículo 1° de la Resolución 2734 de 2018 establece que:

“…Las empresas terminales de transporte terrestre automotor de pasajeros por carretera deberán contabilizar de manera separada los recursos recaudados con destino al desarrollo de los programas atinentes a la seguridad definidos en el numeral 8 del artículo 2.2.1.4.10.4.1 del Decreto 1079 de 2015, los cuales serán reflejados como ingresos para terceros en la contabilidad de los mismos, con su respectivo registro en partidas independientes, que permitan su plena identificación y cuantificación. En ningún caso podrán cobrar comisiones o realizar descuentos sobre dichos recaudos, con excepción de los costos financieros que implique la operación de transferencia a los administradores del programa.

Los organismos administradores de los programas de seguridad en la operación de transporte deberán garantizar el cumplimiento del Plan Nacional de Seguridad Vial, ajustado mediante Resolución 2273 de 2014 del Ministerio de Transporte, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. El seguimiento al cumplimiento de lo dispuesto en el plan nacional de seguridad vial sobre esta materia estará a cargo de la Agencia Nacional de Seguridad Vial y la inspección, control y vigilancia del desarrollo de los programas de seguridad en la operación del transporte será efectuado por la Superintendencia de Puertos y Transporte.

Así mismo, los organismos administradores del programa de seguridad en la operación del transporte y las empresas terminales de transporte terrestre de pasajeros, según corresponda, deberán reportar de manera oportuna toda la información de la realización de las pruebas de alcoholimetría, del recaudo del programa de seguridad y toda aquella sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que le sea requerida por la Superintendencia de Puertos y Transporte, so pena del inicio de las investigaciones administrativas a que haya lugar…”.

3. Recaudo, contabilidad y uso de los recursos con destino al desarrollo de los programas atinentes a la seguridad definidos en el numeral 8 del artículo 2.2.1.4.10.4.1 del Decreto 1079 de 2015

Para dar cumplimiento y desarrollo al artículo 2° de la Resolución 2222 de 2002 del Ministerio de Transporte, las terminales de transporte deberán recaudar y depositar diaria e íntegramente en la cuenta que para tal efecto establezca el organismo administrador del programa los recursos previstos en el artículo 2.2.1.4.10.3.2 del Decreto 1079 de 2015.

Se reitera la obligación de las terminales de llevar una contabilización separada de estos recursos conforme lo establecido en la Resolución 2734 de 2018 del Ministerio de Transporte. Las empresas terminales de transporte terrestre de pasajeros deberán reportar y certificar contablemente al organismo administrador del programa de manera mensual toda la información del recaudo y transferencia de recursos del programa de seguridad.

En el caso de las Terminales de Transporte de Barranquilla, Bucaramanga, Armenia y a las Terminales de Transporte de la Región Metropolitana Bogotá-Cundinamarca, únicas autorizadas para administrar los recursos de los programas atinentes a la seguridad de manera directa, es obligatorio que consignen estos recursos en cuentas separadas y los destinen única y exclusivamente a programas dirigidos a los conductores de las empresas usuarias de la respectiva terminal.

Las Terminales de Transporte de Barranquilla, Bucaramanga, Armenia y las Terminales de Transporte de la Región Metropolitana Bogotá-Cundinamarca tienen la obligación de coordinar con los gremios nacionales representativos la implementación de todas las actividades del programa de seguridad dirigido a los conductores, lo que debe constar en actas de reunión suscritas por las partes.

En ningún caso las terminales de transporte podrán cobrar comisiones o realizar descuentos sobre dichos recaudos, con excepción de los costos financieros que implique la operación de transferencia a los administradores del programa. Las terminales de transporte tampoco podrán generar utilidades con estos recursos, ni apropiarlos a su presupuesto, y no podrán utilizar estos recursos para gastos de funcionamiento, contratación de personal de nómina, construcción o adecuación de infraestructura física administrativa u operativa, entre otros, so pena de las consecuencias penales y fiscales a
que haya lugar.

Las terminales de transporte deberán justificar dentro de los primeros diez (10) días calendario de cada año, mediante un informe detallado dirigido a la Superintendencia de Transporte, la transferencia al administrador del programa y la destinación de los recursos del programa de seguridad del año anterior.

El informe debe evidenciar la transferencia de los recursos exclusivamente al administrador del programa de seguridad dirigido a los conductores de las empresas usuarias de la terminal. Del mismo modo debe informar el número de la cuenta de depósito de estos recursos, la que debe estar a su nombre, y el saldo de esta cuenta a 31 de diciembre. El reporte del año 2023 se deberá realizar antes del día 10 de enero de 2024. Los informes deberán ser suscritos por el representante legal, contador y revisor fiscal de la terminal respectiva.

4. Articulación con el PESV

En el marco del desarrollo del Plan Nacional de Seguridad Vial 2022-2031 y del fortalecimiento de los Planes Estratégicos de Seguridad Vial, cada organismo administrador y operador del programa deberá reportar a las empresas de transporte las pruebas realizadas a los conductores y los exámenes médicos generales de aptitud física ejecutados en la población de conductores, así como las demás actividades de promoción y prevención realizadas.

El administrador del programa deberá contar con un sistema tecnológico que permita la identificación de los conductores y el reporte de la información a las empresas de transporte en tiempo real. Este sistema debe permitir a las empresas de transporte descargar la información y la estadística general de pruebas de alcoholimetría y las actividades médicas. Los resultados deben estar clasificados por empresa y cobertura con el fin de que se articulen a los Planes Estratégicos de Seguridad Vial bajo lo establecido en la Resolución 20223040040595 de 2022.

Con el fin de que estos reportes cuenten con un soporte operativo, el administrador del programa debe contar con los equipos de alcoholimetría y de servicios de salud necesarios, así como con certificación de sistema de gestión de calidad que garantice su adecuado uso, funcionamiento, calibración, mantenimiento preventivo y correctivo, así como un sistema tecnológico que permita el control y seguimiento efectivo de las actividades realizadas.

Todo el personal operativo y administrativo que trabaje en el programa de seguridad en la operación del transporte terrestre de pasajeros por carretera deberá garantizar su idoneidad. Para este efecto deberá contar con capacitación permanente en materia de seguridad vial y los procesos que realicen deberán estar certificados mediante un sistema de gestión de calidad.

El personal que realice pruebas de alcoholimetría deberá contar con la formación y certificación técnica bajo las normas vigentes en materia de control de Alcoholemia a través de Aire Espirado, según los parámetros establecidos por el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses o la entidad competente.

Los Exámenes Médicos Generales de Aptitud Física deben ser practicados por médicos acreditados y realizarse a cada conductor con una periodicidad trimestral. El prestador de servicios de salud se debe encontrar debidamente habilitado por parte de la secretaria de salud departamental o distrital, o la entidad que tenga a cargo dicha competencia. Estos exámenes y las demás actividades de promoción y prevención mejoran la salud de los conductores y son una herramienta para fortalecer y hacer seguimiento al factor humano dentro la política de seguridad vial.

5. Organismo Administrador del Programa

El organismo administrador del programa de seguridad en las terminales de transporte será el encargado de la operación del programa. Para el desarrollo de los programas de seguridad, quienes recaudan y administran los recursos pueden desarrollar diferentes formas de negocio jurídico, acuerdos o convenios, en los plazos que establezcan las partes, que garanticen el cumplimiento normativo y la continuidad del servicio.

El organismo administrador tendrá las características establecidas en la Circular Externa 006 de 2007 de la Superintendencia de Transporte y operará prestando los servicios del programa en cada terminal de transporte terrestre de pasajeros por carretera. La designación de la operación es competencia del organismo administrador del programa.

En este sentido se reitera lo manifestado en el numeral cuarto de la Circular Externa 006 de 2007 de la Superintendencia de Transporte sobre el administrador del programa de seguridad:

“…En los términos de la Resolución 2222 de 2002 del Ministerio de Transporte, el organismo administrador del programa será creado por las agremiaciones nacionales del transporte terrestre intermunicipal de pasajeros.

Las empresas Terminal de Transporte deberán verificar que el administrador del programa acredite que cuenta con el patrimonio, la infraestructura, idoneidad, experiencia y capacidad técnica para el desarrollo del programa y cumplir con las disposiciones establecidas en el sistema de salud vigente, ante las autoridades locales, situaciones estas que vigilará y controlará la Superintendencia de Puertos y Transporte, en lo de su competencia.

Los Operadores del Programa de Seguridad deberán presentar informes detallados, a las Terminales de Transporte, de las pruebas realizadas y de los exámenes médicos de aptitud física a los conductores, precisando los resultados clasificados por empresa y la cobertura, para el efectivo seguimiento, control y aplicación de los correctivos necesarios por parte de esta Superintendencia.

En observancia de lo previsto en las normas precitadas, sólo habrá un operador del programa de seguridad, en cada terminal de transporte. 

Desde el punto de vista contractual, para el desarrollo de los programas de seguridad,  quienes manejan los recursos pueden desarrollar diferentes formas de negocio jurídico, acuerdos o convenios, en los plazos que establezcan las partes, que garanticen el cumplimiento y la continuidad de dichos programas…”

Se reitera que bajo las directivas de implementación del programa de seguridad se entiende por agremiación de transportadores de orden nacional aquella que cumpla como mínimo con ser una Entidad sin Ánimo de Lucro (ESAL); estar integrada por un número significativo de empresas de transporte habilitadas por el Ministerio de Transporte en el servicio público de transporte terrestre automotor de pasajeros por carretera; cuente de manera efectiva y estatutaria con un radio de acción nacional; cuente con experiencia y estructura administrativa reconocida y tenga presencia efectiva en varios departamentos a partir de la cobertura de las diversas empresas de transporte que se encuentran
afiliadas al mismo.

En este sentido, el organismo administrador del programa de seguridad deberá contar con experiencia acreditada en materia de realización de pruebas de alcoholimetría, práctica de exámenes médicos generales de aptitud física e implementación tecnológica en el desarrollo del programa. Su capacidad técnica se determina por su estructura administrativa, de personal, certificación de calidad, el componente tecnológico y el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el sistema de salud vigente.

Por lo anterior, se establece una restricción para que el programa no pueda ser operado por las terminales de transporte, o sociedades comerciales, o entidades sin ánimo de lucro integradas por personas naturales, o entidades sin ánimo de lucro integradas por empresas que no se dediquen al servicio público de transporte terrestre automotor de pasajeros por carretera, o entidades sin ánimo de lucro que tengan como integrantes a sociedades comerciales dedicadas a otras actividades.

6. Infraestructura

Las terminales de transporte tienen a su cargo la obligación de la provisión de las instalaciones adecuadas con destino a la operación del programa de seguridad. Esta infraestructura debe cumplir con las condiciones óptimas para la prestación de los servicios, atendiendo los parámetros definidos en las normas de transporte, de salud, de carácter ambiental, entre otras.

Teniendo en cuenta que la obligación reglamentaria de dotación de infraestructura del programa de seguridad está contenida en el numeral 8vo del artículo 2.2.1.4.10.4.1 del Decreto 1079 de 2015, se considera que los recursos del programa no pueden ser utilizados en la construcción de nueva infraestructura, el pago de arrendamientos sobre locales de la misma terminal o de terceros y solamente podrían ser utilizados, en caso de ser necesarios para realizar adecuaciones físicas orientadas al apoyo a campañas para los conductores o el cumplimiento de normas en materia de accesibilidad o de salud.

7. Control, seguimiento y continuidad del programa

La Superintendencia de Transporte establecerá un sistema de control y seguimiento de reportes trimestrales para el cumplimiento las condiciones operativas de esta circular y recibirá de conformidad los informes anuales de recaudo, contabilidad y uso de los recursos con destino al desarrollo de los programas atinentes a la seguridad definidos en el numeral 8 del artículo 2.2.1.4.10.4.1 del Decreto 1079 de 2015.

En un término de treinta (30) días todas las terminales de transporte deberán enviar a la Superintendencia de Transporte los acuerdos o convenios vigentes para el desarrollo del programa de seguridad. En todo caso, todos los acuerdos o convenios vigentes deberán ajustarse a las instrucciones administrativas de esta circular y a todos los lineamientos que garanticen el cumplimiento efectivo de las resoluciones 2734 de 2018, 2222 de 2002 y 4222 de 2002, con el fin de garantizar la continuidad del servicio.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

LUIS ALEJANDRO ZAMBRANO RUIZ
Director de Transporte y Transito

Elaboró: Mauricio Camacho Fonseca
Revisó: Luis Alejandro Zambrano Ruiz